Como organizar uma palestra passo a passo

Organizar uma palestra exige muita atenção e cuidado com os menores detalhes. E, muitas vezes, um desses menores detalhes pode atrapalhar todo o andamento do seu evento.

Eu sei disso por experiência própria. Se tivessem me ensinado um passo a passo de como organizar palestras, teria sido muito mais fácil chegar onde estou.

Quando eu comecei a vender o treinamento Comunicar, Vender e Negociar com PNL, por exemplo, construí meu próprio centro de treinamentos.

Era um lugar amplo, com estrutura legal pra receber as pessoas, restaurantes próximos e o melhor de tudo é que eu tinha montado aquele lugar. Então, tudo funcionava do jeito que eu queria.

Todo o espaço foi construído pra receber as pessoas ao estilo Ricardo Ventura.

Porém, eu percebi que algo não estava dando muito certo.

O centro de treinamentos não ficava numa região central e muitas pessoas demonstravam certo receio de se cadastrar no curso por dificuldades de chegar, não conhecer a região etc.

Por mais que fosse em um lugar muito tranquilo, não estar próximo de grandes referências afastava muitas dessas pessoas. Afinal, eram 3 dias de treinamento em um lugar desconhecido.

Quando eu percebi isso, passei a buscar outro lugares para fazer o encontro. Foi difícil encontrar um espaço que oferecesse tudo do jeito que eu queria, do jeito que tinha planejado em meu centro de treinamento, e ainda estivesse em uma boa localização.

Até que eu encontrei o Golden Tulip na Frei Caneca.

Eles são meus parceiros para eventos até hoje. Sempre que vou organizar treinamentos, não tenho mais dúvidas de onde escolher.

E o simples fato de ter mudado o endereço dos meus treinamentos trouxe uma grande mudança para a procura deles.

Agora, próximo à avenida Paulista, menos de cinco minutos do metrô, pessoas do Brasil todo procuram participar dos meus treinamentos.

Isso porque, mesmo que eles não conheçam nada sobre São Paulo, sabem que estarão ao lado da Avenida Paulista, um lugar famoso e que qualquer pessoa consegue chegar facilmente.

Percebe como cada detalhe faz a diferença?

Os passos de como organizar palestras

Agora, para você não sofrer, como eu já sofri, com esses pequenos erros que podem atrapalhar no desenvolvimento do seu evento, eu separei um passo a passo de como organizar palestras!

Esse passo a passo pode servir com um pequeno checklist do que precisa quando começar a organizar seu evento.

1. Ter uma palestra – Eh, é óbvio! Sim, é óbvio, mas a maioria das pessoas que me procuram pra saber como organizar uma palestra ainda não tem uma apresentação pronta.
2. Saber quem se beneficia dessa palestra – Quais são as pessoas que se beneficiarão da sua palestra? Essa é uma pergunta essencial para organizar qualquer evento. Sem isso, todos outros passos serão em vão.
3. Pense nos melhores dias – Sua palestra será profissional? Será vendida pra empresas? Será para as pessoas comprarem? De acordo com essas respostas, você deve encontrar os melhores dias para organizá-la.
4. Defina um bom local – Você não precisa encontrar um hotel ao lado da Av. Paulista para sua palestra ou treinamento ser um sucesso, mas precisa de um local que seja de fácil acesso para o seu público.
5. Escolha parceiros e fornecedores – Você precisará de algum material específico? Precisará contratar um buffet? Precisa de parceiros para seu evento acontecer? Não erre nas escolhas. Pesquise e conheça muito bem antes de fechar qualquer acordo.
6. Prepare o material com antecedência – As apostilas, slides, flip chart etc. não podem ser deixados para última hora. Eles são apenas perfumaria da sua apresentação, mas precisam de cuidado na hora de organizar a palestra.
7. Pense no pagamento – A sua palestra pode ser paga pelo público, por uma empresa ou até mesmo ser de graça. E pensar isso faz parte de organizar o evento. Isso te ajuda a definir quais serão opções de pagamento, forma de inscrição etc.
8. Faça a divulgação do evento – Com todos os pontos anteriores de como organizar uma palestra, está na hora de divulgá-la. Planeje quais são as mídias que mais impactam seu público-alvo para ter mais resultados.
9. Planeje todos os detalhes – Eu sempre ando com um monte de adaptadores de tomada na bolsa. Nunca se sabe quais os padrões de tomadas que vamos encontrar na hora de palestrar. E esse é só um dos vários detalhes que você deve pensar quando organizar uma palestra. Pense em tudo, por mais simplista que pareça.
10. Planeje a alimentação do público – Quanto tempo durará seu evento? É uma palestra, treinamento ou workshop? Você precisará de um coffe break, almoço, jantar? Você oferecerá a alimentação? Pense bem em tudo isso!
11. Esteja pronto para imprevistos – Mesmo diante de tanto planejamento, acontecem centenas de imprevistos na hora de organizar palestra. Por isso, você deve estar preparado. Saia mais cedo de casa, tenha um computador reserva, use mais de um microfone etc.

Dica extra de como organizar palestras

As dicas de cima são dicas que você precisa na hora de organizar palestras, mas essa dica que vou trazer agora é ainda mais especial.

Seja na hora de organizar uma palestra do começo ao fim ou quando você é contratando para palestra, você precisa de um checklist!

Nesse checklist, você deve colocar tudo, tudo mesmo, que está relacionado à palestra.

Desde o carregador do seu celular, até as apostilas. Do horário do voo ao pen drive com os slides.

No vídeo acima, eu explico porque que esse checklist é tão importante!